Säännöt
1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Okkonen-Ockenström sukuseura ry. ja kotipaikka Helsingin kaupunki. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä seura tai sukuseura.
2 § Tarkoitus ja toimintamuodot
Sukuseuran tarkoituksena on olla yhdyssiteenä Okkonen-Ockenström suvun eri sukuhaarojen välillä ja tutustuttaa suvun jäseniä toisiinsa sekä tutkia suvun historiaa ja nykyisyyttä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan
järjestää sukukokouksia, sukujuhlia, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia,
tukee sukua koskevaa tutkimustoimintaa,
kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa,
harjoittaa seuran tarkoituksen toteutumista edistävää julkaisutoimintaa,
organisoi toimintaa eri puolilla Suomea ja muuallakin, missä sukua on.
Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.
3 § Jäsenet
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jäsenmaksun maksanut, nimetty henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.
Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenyys alkaa, kun jäsenyyteen oikeutettu on maksanut vuosittaisen jäsenmaksunsa sukuseuralle. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan sukuseuran kokouksessa.
Jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta ja maksuperusteista päättää sukuseuran varsinainen sukukokous. Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa maksuvuonna voimassa olevan jäsenmaksunsa kymmenkertaisena.
Hallituksen esityksestä voi sukuseuran kokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi tai kunniapuheenjohtajaksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistänyt huomattavasti seuran tarkoituksen toteutumista. Hänet vapautetaan jäsenmaksuvelvoitteesta.
Jäsenen erottamisesta tekee esityksen vuosikokoukselle sukuseuran hallitus. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen sukuseuran seuraavan vuosikokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle kuukauden kuluessa erottamisesta tiedon saatuaan.
Sukuseuran jäsen, joka ei ole vapaa velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan eronneeksi sukuseurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta perättäiseltä vuodelta. Seurasta eronnut ei voi äänestää kyseisenä vuonna mahdollisissa äänestystilanteissa, mutta hän on oikeutettu osallistumaan kokouksiin ilman varsinaista puheoikeutta.
Sukuseuran jäsenluetteloa ylläpitää seuran hallituksen nimeämä henkilö.
4 § Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, jonka puhetta johtaa sukukokouksen valitsema esimies.
Sukukokous valitsee esimiehen ja viisi muuta hallituksen jäsentä kahdeksi vuodeksi kerrallaan.
Toimikausi on kahden sukukokouksen välinen aika.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran esimieheksi, hallituksen keskuudestaan valitsema varapuheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran varaesimieheksi ja neljä muuta jäsentä. Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä sukujen eri haarautumien mukanaoloon hallituksessa.
Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Sukukokous nimeää hallituksen lisäksi tarpeellisen määrän asiantuntijajäseniä, joilla on oikeus osallistua hallituksen kokouksiin.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kaksi vuosikokouksen valitsemasta kaikkiaan kuudesta hallituksen jäsenestä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.
Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.
5 § Sukuseuran nimen kirjoittaminen
Sukuseuran nimen kirjoittaa sukuseuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä nimetyn sihteerin tai nimetyn taloudenhoitajan kanssa.
6 § Tilit
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös on annettava tarvittavine asiakirjoineen tilintarkastajille 15. maaliskuuta mennessä. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään 15. huhtikuuta mennessä.
7 § Sukuseuran kokousten koollekutsuminen
Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu postitetaan jäsenmaksun maksaneille ja on tarpeen mukaan julkaistava valtakunnallisessa päivälehdessä. Postittamisen tai julkaisemisen on tapahduttava viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.
8 § Sukuseuran kokoukset
Seuran varsinainen sukukokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä päivänä touko-elokuun aikana. Sukujuhla järjestetään joka neljäs vuosi sukukokouksen yhteydessä.
Seuran ylimääräinen sukukokous pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.
Seuran sukukokouksessa on jokaisella kunniajäsenellä, jäsenmaksusta hallituksen päätöksellä vapautetulla varsinaisella jäsenellä ja kuluvan vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella täysi-ikäisellä jäsenellä äänioikeus. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni.
Seuran päätökseksi tulee, 10 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.
9 § Varsinainen sukukokous
Seuran varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
kokouksen avaus;
todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa;
valitaan kaksi ääntenlaskijaa;
hyväksytään kokoukselle työjärjestys;
esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta;
päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä;
vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle kaksivuotiskaudelle, määrätään vuotuiset jäsenmaksut seuraaville kahdelle kalenterivuodelle, vahvistetaan talousarvio kahdelle seuraavan tilikauden muodostamalle ajanjaksolle;
valitaan hallituksen puheenjohtaja ja viisi muuta jäsentä;
valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja;
muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä hallitukselle kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tullakseen voimaan tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamista tai sukuseuran purkamista koskevan asian esillä olosta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat seuran tarkoituksen edistämiseen ja yleishyödylliseen tarkoitukseen.
Sukuseuran arkisto luovutetaan Oulun maakunta-arkistolle tai Suomen sukututkimusseuralle.
11 § Muu päätöksenteko
Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain säännöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä.